¿Qué son las listas de verificación y cómo crearlas?
Las listas de verificación son herramientas utilizadas para organizar tareas y verificarlas fácilmente. Permiten controlar el cumplimiento de una lista de requisitos o recopilar datos de forma ordenada y sistemática. Generalmente, son elaboradas como un cuestionario, formulario o plantilla y proporciona un sencillo formato para monitorizar tareas repetitivas. Fueron diseñadas para reducir errores y garantizar la coherencia e integridad en el cumplimiento de procesos. También nos sirven para estimular un monitoreo constante de la realización y finalizació de funciones.
Ventajas del uso de listas de verificación
Entre las principales ventajas de utilizar listas de verificación encontramos:
- Mantienen la organización: Muestran detalles y especificaciones de cada paso de un proceso.
- Establecen prioridades: Te permiten poner tareas en orden para que puedas realizar las tareas más importantes primero.
- Reducción de fallos: Nos ayuda a minimizar los errores de forma simple. Al comprobar diariamente los objetivos marcados, conseguiremos controlar el proceso y reducir fallos como repetir tareas.
- Delegación de tareas: Favorece la delegación ya que generan confianza tanto para quien las delega como para quien las tiene que hacer.
- Mejoran la productividad: Se optimiza el tiempo y los recursos para cada tarea.
- Contribuyen con la motivación: Al marcar todos los puntos realizados de un proceso mediante la check list, el cerebro lo considera como una pequeña conquista y proporciona satisfacción y motivación en el empleado.
Posibles aspectos a verificar
- ¿Se han seguido los procedimientos?
- ¿Se han rellenado los registros?
- ¿Ha habido alguna incidencia?
- ¿El producto está debidamente identificado?
- ¿Las medidas dimensionales están dentro de los parámetros marcados?
- ¿Los equipos están en correcto estado de mantenimiento?
- ¿Es producto final es conforme?
Cómo crear una lista de verificación
- Encontrar en internet la plantilla de verificación que más se adapte a tus necesidades: Puedes descargar plantillas editables para Excel desde aquí. Es más fácil modificar una lista de verificación existente que comenzar desde cero.
- Personalizar las listas de verificación para tu proyecto: Debes agrupar puntos de control basados en problemas que tu o tus empleados encuentren con frecuencia y modificarlos basados en tu experiencia. Para mayor efectividad, las listas deben ser para un proyecto en específico, no generales.
- Preparar las listas de verificación que necesitarás: Prepararlas según el cronograma de tu proyecto y los planes de inspección para así tener el proceso controlado cuando comience la inspección.
- Incluir puntos de control: Deben ser aquellos elementos que suelen presentar problemas en terreno, incluyendo todo lo que en el pasado ha sido un elemento crítico.
- Dimensión de las listas: Deben ser cortas y enfocadas y tener entre 10 a 20 puntos de verificación para que el inspector pueda concentrarse en los elementos críticos.
- Organización: Deben estar organizadas en la forma en que se inspeccionará para facilitar el trabajo y reducir la pérdida de tiempo. Si algunos elementos a inspeccionar se repiten en distintas áreas, los puntos de control también deben hacerlo
- Actualizar las listas: Analiza tus listas de manera regular y elimina los puntos de verificación que no se utilizan durante la inspección. También debes añadir puntos de control cuando aparezcan nuevos problemas para tener listas de verificación actualizadas y así optimizar el tiempo.
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